ホワイトボードの使い方の問題点と対応策
テーマによっては話がぶれやすい。それぞれが言いたいことを言って終わる
時間はかかるものの実際は何も決まらず、誰が何をいつまでに実行すべきかはっきりしない。
決めたと思っても漏れがある
論点のすれ違いを明確にできず、平行線のまま議論が続く
報告はでき、結論は出せても、本質的な問題解決につながらない
上司はいいミーティングだったと思っても、部下は今ひとつ何が何だかわからない。
情報共有したようでいてしていない、方針を出したようでいて、出していない
皆の発言をどんどん書いていくのはいいが、議論が発散し、収拾がつかなくなった。
まとめようとしても、皆がついてきてくれない
ホワイトボードの前に立つと、あがってしまい何をどう進めたらよいか、よくわからなくなってくる
単なる書記に終わり、議論を全くリードできない
発言内容が頭に入らない
現状の問題点や不満ばかり話しているうちに時間が終ってしまう
部下に書かせるのではなく、上司が直接書くのが最も効果的
(慣れてきて、状況によっては上司の次のリーダーが書くことも有効)
その時、何を話す時間なのかをはっきりさせる。
すなわち、議事進行をきちんとおこなう。
ブレーンストーミングであっても、結論を確認する時間を作る
最初はまとめようとせず、話を聞いて書く. . .
わかりにくい時は躊躇せず、また恥ずかしがらず聞きなおし、簡潔に言い直してもらう
書いたものを指差して、言いたいことが表現されているか本人に確認する。
他の人が話し始めていてもやんわり制止して確認し、積み上げていく方が効果的
論点がすれ違いの時は、それを整理し、どこにギャップがあるかできるだけ図示する
(ここでフレームワーク、ロジックツリーが生きる)
誰が何をいつまでにやるか、明確に決め、確認し、書く。
検討すべきリスク項目なども明確にする
ざわついた時は注意を促す。大きめの声で
左上に会議のタイトル、右上に日付と出席者を書く
複数の議題、トピックがあるときは、左上に小さく箇条書きしてから始める
(場合によって時間配分も明記する)
印刷したときにはっきり読めるように、字の大きさ、読みやすさなど留意する
下半分は椅子にすわって書く方が早い、きれい、落ち着いて判断できる
2ページ目に移る時は、1ページ目をコピーしてすぐ渡す。
終了時にもただちにコピーを渡す
最初は誰でもあがる。
思っていることの半分も書けないため、場数が必要(20回程度の練習)
【おすすめサイト⇒】